Mediazione a distanza

REGOLAMENTO DI GESTIONE TELEMATICA DEL SERVIZO DI MEDIAZIONE
EX ART. 16 DEL REGOLAMENTO DI PROCEDURA DELL’ORGANISMO DI CONCILIAZIONE DEL FORO DI NOCERA INFFERIORE

PREMESSA
Al fine di rendere più spedita ed agevole la procedura di mediazione, con accordo delle parti interessate, possono essere utilizzati gli strumenti messi a disposizione dalle tecnologie informatiche, nel rispetto della riservatezza dei dati personali, della sicurezza delle comunicazioni.
L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione o sue singole fasi. Per le singole fasi, l’utilizzo della modalità telematica potrà quindi alternarsi e combinarsi alle modalità tradizionali (comunicazioni telefoniche, via fax, posta, e-mail…).

Art. 1
(Piattaforma web della mediazione)

1.1 L’Organismo ha attivato una piattaforma web per l’accesso alle procedure di mediazione da parte degli utenti.
1.2 La piattaforma consente ai soli interessati l’accesso, in area riservata e protetta, alle procedure di propria pertinenza, previa sottoscrizione di un contratto quadro per l’utilizzo del servizio on line, depositato presso la segreteria dell’Organismo.

Art. 2
(Gestione Password)

2.1 L’ODC rilascia a ciascuna Parte o Avvocato (di seguito indicati come “Utente”) le credenziali di accesso (user id e password) ad una sezione riservata del sito internet dell’ODC (di seguito, “Area Riservata”).
2.2 Il rilascio delle predette credenziali è effettuato dalla Segreteria dell’ODC, previa registrazione, dietro presentazione di una richiesta scritta che deve contenere: il nome, il cognome, il codice fiscale, la residenza o domicilio, almeno un recapito telefonico, la PEC, e la sottoscrizione del richiedente;
L’Utente sottoscrive la richiesta alla presenza del funzionario della Segreteria dell’ODC, che identifica il sottoscrittore e attesta l’autografia della sottoscrizione.
L’Utente garantisce la veridicità, completezza e precisione delle informazioni fornite, impegnandosi altresì a comunicare tempestivamente all’ODC eventuali variazioni.
2.3. Tutte le informazioni fornite all’atto della richiesta di registrazione originale saranno incluse nei dati di registrazione (“Dati di Registrazione”). Tutti i Dati di Registrazione dell’Utente saranno trattati ed utilizzati dall’ODC nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, così come indicato dal Regolamento di Procedura. L’Utente acconsente inoltre esplicitamente che tali informazioni possano essere divulgate nel caso in cui all’ODC pervengano, ai sensi della legge vigente, richieste di comunicazione da parte di un organismo governativo o in sede di procedimento legale.

Art. 3
(Utente dei servizi on line)

3.1. Le credenziali d’accesso sono strettamente personali ed il loro uso è consentito solo all’Utente che ha provveduto alla registrazione, ed esclusivamente per lo svolgimento di atti ed attività relativi ai procedimenti di mediazione innanzi all’ODC, nei termini previsti dal Regolamento di Procedura.
3.2. L’utilizzo delle credenziali d’accesso equivale ad apposizione di firma digitale avanzata, ai sensi del d.lgs 82/2005 s.m.i, sugli atti, le comunicazioni, le richieste ed i documenti creati e/o comunicati o allegati a seguito dell’accesso all’Area Riservata. In ogni caso, l’Utente riconosce come provenienti da sé stesso tutti gli atti, le comunicazioni, le richieste ed i documenti creati e/o trasmessi o allegati a seguito dell’accesso all’Area Riservata del sito internet dell’ODC.
3.3. L’Utente si obbliga a custodire diligentemente le credenziali d’accesso ed a salvaguardarne la segretezza.
3.4. Con la ricezione delle credenziali d’accesso l’Utente acconsente a ricevere periodicamente annunci interni, quali aggiornamenti del servizio, iniziative promozionali, collaborazioni, comunicazioni interne, comunicazioni commerciali ed altre. L’Utente autorizza l’ODC ad eseguire ogni comunicazione destinata all’Utente per la quale la legge o il Regolamento di Procedura non impongano altra modalità di trasmissione, ivi comprese quelle dei menzionati annunci interni nonché le comunicazioni relative ai procedimenti di mediazione di cui l’Utente sia parte, esclusivamente mediante pubblicazione in apposita sezione dell’Area Riservata del sito internet dell’ODC. A scopo meramente informativo, l’ODC dà notizia all’Utente dell’avvenuta comunicazione mediante avviso recapitato all’indirizzo PEC o, in mancanza, all’indirizzo e-mail indicato dall’Utente all’atto della richiesta delle credenziali, o successivamente modificato.
3.5. L’Utente si impegna ad adoperare i servizi e gli strumenti di comunicazione accessibili attraverso l’Area Riservata nel pieno rispetto di tutte le leggi, i regolamenti, le direttive e le procedure connesse al servizio di conciliazione, nonché i regolamenti, direttive e procedure inerenti Internet. L’Utente si obbliga, relativamente al contenuto degli atti e delle comunicazioni compiute tramite l’Area Riservata del sito internet dell’ODC, a rispettare tutte le disposizioni di legge vigenti.

Art. 4
(Responsabilità dell’ODC)

4.1. L’ODC declina ogni responsabilità per un uso illegittimo o improprio della User ID e/o della password e per i danni che ne possono derivare all’Utente e/o a terzi. L’ODC si riserva, comunque, di agire in giudizio per tutelare i suoi diritti in merito.

Art. 5
(Incontro di mediazione)

5.1. L’incontro di mediazione può svolgersi con modalità telematica se la piattaforma web dell’Organismo lo consente. Qualora il mediatore lo ritenga opportuno e vi sia l’accordo delle parti, l’incontro (e/o gli incontri) potrà svolgersi tramite l’utilizzo di altri mezzi di comunicazione a distanza.
5.2. In quest’ultimo caso una delle parti interessate Istante/convenuto dovrà essere fisicamente presente presso la sede dell’Organismo dove è allestita una apposita postazione informatica e telefonica che consente lo svolgimento della mediazione con le seguenti modalità:
– Telefono Viva Voce
– Video conference a mezzo servizio Skype (consigliata)
Per entrambe le modalità, in caso di adesione, la parte non presente dovrà far pervenire alla segreteria dell’Organismo entro il giorno prima dell’incontro :
– comunicazione dell’utenza telefonica ad essa riconducibile tramite la quale si effettuerà la mediazione
– copia del documento di identità dell’incaricato alla mediazione
– copia della procura a transigere rilasciata dalla Parte all’incaricato della Mediazione.
Il corretto svolgimento delle sessioni disgiunte sarà garantito dal Mediatore eventualmente coadiuvato dal personale della segreteria dell’Organismo
5.3 Il verbale dell’incontro così come l’eventuale accordo saranno firmati in originale dalla parte presente ed inviati a mezzo fax a quella non presente che li sottoscriverà ed invierà immediatamente a mezzo fax alla segreteria dell’Organismo. Nel caso l’accordo preveda l’autentica della sottoscrizione da parte di un pubblico ufficiale, previa intesa delle parti, esso sarà anche inviato alla parte non presente, in originale, con firma della parte presente già autenticata da un Notaio, a mezzo servizio postale. La parte ricevente provvederà quindi a sua cura e spese ad autenticare la propria sottoscrizione in calce all’accordo.
5.4. Le maggiori spese eventualmente derivanti dal servizio di mediazione per via telematica/telefonica sono a carico delle parti.